Bidang Pengelolaan Arsip

Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan program dan kegiatan di bidang pengelolaan arsip dinamis dan statis, pelindungan dan penyelamatan arsip serta pengelolaan sistem jaringan kearsipan.

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bidang Pengelolaan Arsip menyelenggarakan fungsi :

  1. perumusan program Bidang Pengelolaan Arsip berdasarkan perencanaan strategis;
  2. perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan arsip dinamis dan statis, pelindungan dan penyelamatan arsip serta pengelolaan sistem jaringan kearsipan;
  3. pembinaan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif;
  4. pengelolaan arsip statis;
  5. penyiapan bahan pemberian pertimbangan persetujuan pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan kurang dari 10 (sepuluh) tahun kepada Walikota;
  6. pengoordinasian dan pembentukan simpul jaringan kearsipan;
  7. pembuatan metadata arsip dan fasilitasi pembangunan jaringan informasi kearsipan;
  8. penyusunan kebijakan kearsipan dinamis meliputi tata naskah dinas, klasifikasi arsip, klasifikasi keamanan dan akses arsip, dan jadwal retensi arsip;
  9. pelindungan dan penyelamatan arsip;
  10. pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana;
  11. pencarian dan penyelamatan arsip yang hilang;
  12. autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media;
  13. pelaksanaan penilaian dan akuisisi arsip statis
  14. pengoordinasian pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan;
  15. pelaksanaan pembinaan dan pengembangan bidang pengelolaan arsip dinamis dan statis, pelindungan dan penyelamatan arsip serta pengelolaan sistem jaringan kearsipan;
  16. pelaksanaan pengawasan dan penindakan pelanggaran terhadap peraturan di bidang kearsipan;
  17. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan tugas dan fungsi di bidang pengelolaan arsip; dan
  18. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai bidang tugasnya.

Bidang Pengelolaan Arsip, membawahi Sub-Substansi yang terdiri atas :

Sub-Substansi Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis;

Sub-Substansi Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis mempunyai tugas :

  1. menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-Substansi Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis;
  2. menyiapkan bahan perumusan, koordinasi pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kebijakan pengelolaan arsip dinamis dan statis;
  3. menyiapkan bahan kebutuhan prasarana dan sarana pengelolaan arsip dinamis dan statis;
  4. menyiapkan bahan pengelolaan dan penyimpanan fisik arsip statis;
  5. melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan/atau keterampilan fungsionalnya;
  6. melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis; dan
  7. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang tugasnya.
Sub-Substansi Pengelolaan Sistem Jaringan Kearsipan;

Sub-Substansi Pengelolaan Sistem Jaringan Kearsipan mempunyai tugas :

  1. menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-Substansi Pengelolaan Sistem Jaringan Kearsipan;
  2. menyiapkan bahan perumusan, koordinasi pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan kebijakan daerah di bidang pengelolaan sistem jaringan kearsipan;
  3. menyiapkan bahan koordinasi dan pembentukan simpul jaringan kearsipan;
  4. menyiapkan bahan pembuatan peta data arsip dan pembangunan jaringan informasi kearsipan;
  5. melaksanakan inputing data arsip ke dalam sistem informasi kearsipan;
  6. melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan/atau keterampilan fungsionalnya;
  7. melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Pengelolaan Sistem Jaringan Kearsipan; dan
  8. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang tugasnya.
Sub-Substansi Pelindungan dan Penyelamatan Arsip;
  1. menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-Substansi Pelindungan dan Penyelamatan Arsip;
  2. menyiapkan bahan pembinaan pelaksanaan kebijakan pelindungan dan penyelamatan arsip;
  3. menyiapkan bahan perumusan, koordinasi pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan kebijakan daerah di bidang pelindungan dan penyelamatan arsip;
  4. melaksanakan penyusunan dan pengumuman Daftar Pencarian Arsip terhadap arsip statis yang belum diserahkan oleh pencipta arsip;
  5. melaksanakan penelusuran arsip yang hilang;
  6. menyiapkan bahan fasilitasi pemberian penghargaan dan imbalan kearsipan tentang keberadaan arsip statis yang masuk dalam Daftar Pencarian Arsip;
  7. menyiapkan bahan koordinasi pelindungan dan penyelamatan arsip;
  8. menyiapkan kebutuhan prasarana dan sarana alih media;
  9. menyediakan peralatan dan teknologi yang memadai pendukung pembuktian autentisitas;
  10. menyiapkan bahan pengawasan dan penindakan pelanggaran terhadap peraturan di bidang kearsipan;
  11. melaksanakan pengumpulan dan penyusunan bahan guna pelaksanaan akuisisi arsip;
  12. melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan/atau keterampilan fungsionalnya;
  13. melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Pelindungan dan Penyelamatan Arsip; dan
  14. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang tugasnya.
Back to top button